Rząd szykuje rewolucję w ZUS. Deklaracje mają wypełniać się same

ZUS wypełni za płatnika deklaracje ubezpieczeniowe, a ten będzie musiał jedynie potwierdzić ich poprawność - to najważniejsze założenie projektowanej nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów pojawiły się założenia projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Ich celem jest ograniczenie obowiązków płatników składek, uproszczenie procedur związanych ze sporządzaniem i przekazywaniem dokumentów ubezpieczeniowych oraz eliminacja powielania danych, które są już dostępne w systemie informatycznym ZUS.

W obecnym stanie prawnym płatnicy składek muszą co miesiąc (do 5. do 15. lub do 20. dnia miesiąca) przekazać do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe oraz opłacić składki w wysokości wynikającej z tych dokumentów. Jeśli nie wywiążą się z tego obowiązku w terminie, ZUS, zgodnie z art. 48 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, dokonuje wymiaru składek z urzędu - jednak na płatniku nadal ciąży obowiązek złożenia dokumentów, które zapewnią prawidłowe zapisy na kontach ubezpieczonych. Z danych ZUS wynika, że według stanu na 31 grudnia 2024 r. zarejestrowanych było prawie 3 mln aktywnych płatników składek, z czego ponad 1,78 mln to płatnicy opłacający składki wyłącznie na własne ubezpieczenie. Znaczna jest też skala błędów w tej dokumentacji: każdego miesiąca ZUS wszczyna około 52,5 tys. postępowań wyjaśniających w związku z tymi błędami.

Istotą proponowanych zmian jest, aby to ZUS przygotowywał propozycje dokumentów ubezpieczeniowych, a płatnik jedynie je zatwierdzał lub korygował (edycję dokumentu trzeba jednak będzie uzasadnić). Takie propozycje mają być przygotowywane na podstawie informacji przekazywanych przez płatników składek:

• informacji o przychodach/dochodach (dla celów ustalenia wysokości składki zdrowotnej) oraz danych niezbędnych do ustalenia kwoty miesięcznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne - w przypadku osób rozliczających składki na własne ubezpieczenia,
• informacje pochodzące bezpośrednio z systemów kadrowo-płacowych - w przypadku pozostałych płatników składek.

Zakres danych, które płatnik składek musiałby udostępnić, ma być ograniczony do niezbędnego minimum. Dodatkowo  ZUS miałby się opierać na danych już zgromadzonych na kontach, w wewnętrznych systemach (np. zasiłkowych) a także zaciągać dane z systemów zewnętrznych (np. z Ministerstwa Finansów).

Zdaniem projektodawców przejęcie przez ZUS od płatników składek zadania związanego z ustaleniem podstawy wymiaru składek i naliczaniem składek ułatwi płatnikom prowadzenie działalności gospodarczej, a równocześnie spowoduje, że poprawi się jakość danych gromadzonych na kontach płatników składek i kontach ubezpieczonych. W konsekwencji możliwe będzie przyspieszenie procesu przyznawania świadczeń krótko- i długoterminowych oraz wzrost zaufania do systemu ubezpieczeń społecznych - wskazano w założeniach projektu.

Pobierz lub wypełnij w programie druki ZUS
Sprawdź listę druków ZUS, które wygodnie wypełnisz w naszym programie, bądź pobierz ich wzory w formacie PDF.
Sprawdź druki-formularze ZUS

Jednoosobowe firmy od 2028 r., inni płatnicy trzy lata później

Z założeń projektu wynika, że zmiany mają być wprowadzone w dwóch etapach. Pierwszy ma objąć ma osoby rozliczające składki na własne ubezpieczenia, w tym osoby prowadzące jednoosobową pozarolnicza dzialalność gospodarczą. Jeśli zmiany wejdą w życie, ich obowiązki byłyby ograniczone wyłącznie do przekazania do ZUS informacji o przychodach/dochodach (dla celów ustalenia wysokości składki zdrowotnej) oraz o deklarowanej kwocie miesięcznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Następnie taki płatnik otrzymywałby informację o wystawieniu noty z kwotą do zapłaty w aplikacji mobilnej mZUS dla Płatnika lub na koncie w eZUS z możliwością jej zapłaty do ZUS. Autorzy projektu proponują, by te zmiany weszły w życie od 1 stycznia 2028 r.

Zmiany dotyczące pozostałych płatników składek mają wejść w życie trzy lata po pierwszym etapie, a więc od 1 stycznia 2031 r. Takie odroczenie ma zapewnić płatnikom odpowiedni czas na przygotowanie się do wymiany danych z ZUS, w tym do generowania jednolitego pliku ubezpieczeniowego (JPU), a więc zestawienia danych i informacji dotyczących płatnika składek i ubezpieczonego, przekazywanych przez płatnika składek przez eZUS (PUE ZUS), które mają umożliwić ZUS zgłoszenie osób do ubezpieczeń, ustalanie podstaw wymiaru składek, obliczanie i rozliczanie składek oraz ustalanie prawa do świadczeń, ich wysokości i podstawy wymiaru. Będzie to wymagało dostosowania do zmian systemów kadrowo-płacowych u pracodawców oraz systemu informatycznego ZUS.

Rada Ministrów ma zakończyć prace nad tym projektem w pierwszym kwartale 2026 r.

ZUS DRA - deklaracja rozliczeniowa

Źródło: Wykaz prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów