Wyliczenie na podstawie średnich kosztów nie daje zwolnienia ze składek
Ekwiwalent wypłacany pracownikowi za pranie odzieży roboczej musi odpowiadać poniesionym przez niego kosztom, by można go było wyłączyć z podstawy składek ubezpieczeniowych. Kalkulacja na podstawie średnich kosztów nie spełnia tego warunku - uznał ZUS w indywidualnej interpretacji.
Pracodawca, zgodnie z art. 237 (9) Kodeksu pracy, nieodpłatnie zapewnia pracownikom magazynu odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy. Przekazywana odzież robocza spełnia wymagania określone w Polskich Normach, a obowiązek jej zapewnienia wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Pracodawca nie ma natomiast możliwości zapewnienia prania odzieży roboczej, dlatego zajmują się tym sami pracownicy. Pracodawca wypłaca im więc miesięczny ekwiwalent pieniężny, który stanowi rekompensatę ponoszonych kosztów. Wartość tego ekwiwalentu została wyliczona na podstawie średnich kosztów środków piorących, zużycia wody, prądu, zużycia sprzętu, kosztów czasu i pracy własnej pracownika oraz częstotliwości prania (średnio cztery razy w miesiącu). W przypadku nieobecności pracownika, niezależnie od jej przyczyny, kwota ekwiwalentu jest pomniejszana proporcjonalnie do liczby dni, w których praca nie była świadczona.
Pracodawca jest zdania, że ekwiwalent za pranie odzieży roboczej nie powinien być uwzględniany w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników. Wprawdzie jest to przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednak zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, nie zalicza się do niej m.in. ekwiwalentów pieniężnych za pranie odzieży roboczej. Aby uzyskać potwierdzenie swojego stanowiska, pracodawca wystąpił do ZUS o indywidualną interpretację.
Pobierz lub wypełnij w programie druki ZUS
Sprawdź listę druków ZUS, które wygodnie wypełnisz w naszym programie, bądź pobierz ich wzory w formacie PDF.
Sprawdź druki-formularze ZUS
Ekwiwalent, a nie średnia wartość
Oddział ZUS w Gdańsku w interpretacji zwrócił uwagę, że w przepisie, na który powołał się wnioskodawca, zostało użyte słowo „ekwiwalent”. Zgodnie ze słownikowymi definicjami oznacza ono „równowartość, rzecz równą innej wartością, rzecz zawierającą w sobie wartość innej rzeczy". Poniesiony przez pracodawcę koszt związny z przekazaniem pracownikowi środkow pieniężnych przeznaczonych na pranie odzieży roboczej musi spełniać wymogi ekwiwalentu pieniężnego i odpowiadać rzeczywistej wartości kosztów poniesionych przez pracownika. Jeżeli więc pracownik korzysta z usług pralni, powinien przedstawić pracodawcy rachunek za wykonaną usługę z żądaniem zwrotu poniesionych wydatków. Gdy natomiast pracownik samodzielnie pierze odzież roboczą, pracodawca ma obowiązek wypłacenia mu ekwiwalentu. Jednak warunek ekwiwalentności nie będzie spełniony, gdy pracodawca wypłaca każdemu z pracowników tę samą kwotę, ustaloną na podstawie średniej ceny rynkowej. Wypłacana w ten sposób kwota będzie miała postać ryczałtu pieniężnego, a nie ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego. W konsekwencji ZUS uznał, że w sytuacji opisanej we wniosku nie można mówić o ekwiwalencie. Stanowisko wnioskodawcy jest więc nieprawidłowe.
Pracownik korzystający z roweru należącego do pracodawcy zapłaci składki ZUS
Źródło: decyzja nr 595 ZUS Oddział w Gdańsku z 20 listopada 2025 r. (DI/200000/43/1051/2025)
