Zgłoszenie członka rodziny do ZUS

Osoba ubezpieczona w ZUS ma obowiązek zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego każdego członka rodziny, który nie posiada własnego tytułu do objęcia go tym ubezpieczeniem. W szczególności sytuacja ta dotyczy małoletnich dzieci bądź pełnoletnich uczących się dzieci i niepracującego współmałżonka, który nie jest zarejestrowany jako bezrobotny. Możliwe jednak jest również, że obowiązek zgłoszenia wystąpi co do rodziców bądź dziadków osoby ubezpieczonej, którzy prowadzą z nią wspólne gospodarstwo domowe, a nie posiadają własnego tytułu ubezpieczenia takiego, jak np. pobieranie emerytury.

Dopełnienie omawianej formalności jest niezbędne, aby wskazani domownicy mogli nieodpłatnie korzystać ze świadczeń opieki zdrowotnej gwarantowanych w ramach NFZ. Zgłoszenie członka rodziny do ZUS w żaden sposób nie zwiększa wysokości składki zdrowotnej opłacanej przez ubezpieczonego. Niezależnie bowiem od liczby zgłoszonych osób wszystkie one razem z ubezpieczonym korzystają ze świadczeń medycznych oferowanych przez Fundusz w zamian za zapłatę jednej i tej samej składki zdrowotnej przez ubezpieczonego. Warto natomiast pamiętać, że wyrejestrowanie ubezpieczonego z ubezpieczenia zdrowotnego na skutek utraty pracy bądź zamknięcia własnej firmy powoduje również wyrejestrowanie zgłoszonych wcześniej członków jego rodziny. Tym niemniej ubezpieczony i zgłoszeni przez niego członkowie rodziny zachowują prawo do świadczeń jeszcze przez 30 dni od dnia wygaśnięcia tytułu do objęcia obowiązkowych ubezpieczeniem zdrowotnym. Uzyskanie następnie nowego tytułu ubezpieczenia powoduje konieczność nowego zgłoszenia członków rodziny, np. w urzędzie pracy w razie zarejestrowania jako osoba bezrobotna czy też u nowego pracodawcy.

Forma zgłoszenia członka rodziny do ZUS zależy od tego, jaki tytuł ubezpieczenia posiada osoba ubezpieczona. Gdy jest ona pracownikiem bądź zleceniobiorcą, to konieczność zgłoszenia musi zasygnalizować swojemu pracodawcy (zleceniodawcy) będącemu płatnikiem składek. Podobnie osoba zarejestrowana jako bezrobotna zgłasza członków rodziny w urzędzie pracy. Koniecznie formalności tej należy dopełnić w każdym kolejnym miejscu zatrudnienia. Ubezpieczony ma 7 dni na przekazanie stosownej informacji płatnikowi (np. pracownik - pracodawcy), a następnie płatnik ma 7 dni od powzięcia tej wiadomości na złożenie druku ZUS ZCNA. Natomiast przedsiębiorcy i osoby objęte dobrowolnym ubezpieczeniem zdrowotnym zobowiązane są samodzielnie zgłosić członków rodziny do ZUS składając formularz ZUS ZCNA.

Jeśli w ogóle uprawniony członek rodziny nie został zgłoszony do ZUS w celu zarejestrowania do ubezpieczenia zdrowotnego, to:

1. może spotkać się z odmową udzielenia świadczenia medycznego w ramach NFZ z uwagi na negatywną weryfikację w systemie eWUŚ - tzw. “czerwony ekran”,
2. NFZ może dochodzić zwrotu kosztu udzielonych mu świadczeń medycznych.

Możliwa bowiem jest sytuacja, że świadczenia zostaną jednak udzielone pomimo negatywnej weryfikacji w systemie eWUŚ, jeśli złożone zostanie oświadczenie o przysługującym prawie do świadczeń opieki zdrowotnej. Wzór oświadczenia określony jest rozporządzeniem ministra właściwego do spraw zdrowia. W imieniu małoletniego oświadczenie takie złożyć może jego przedstawiciel ustawowy albo opiekun prawny lub faktyczny. Poza tym w stanach nagłych lub w przypadku, gdy ze względu na stan zdrowia nie jest możliwe złożenie stosownego oświadczenia świadczenie opieki zdrowotnej zostaje udzielone pomimo braku potwierdzenia prawa do świadczeń opieki zdrowotnej. W przypadku dzieci do ukończenia 3. miesiąca życia, które nie posiadają numeru PESEL, potwierdzenie uprawnień następuje na podstawie numeru PESEL osoby obowiązanej do zgłoszenia dziecka do ubezpieczenia zdrowotnego. We wszystkich tego typu przypadkach, gdy świadczenie opieki zdrowotnej zostało udzielone pomimo braku prawa do takich świadczeń osoba, której udzielono świadczenia, jest obowiązana do uiszczenia kosztów tego świadczenia. Decyzję w tym zakresie wydaje Prezes NFZ i koszty takie podlegają ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Dopuszczalne jednak jest wsteczne zgłoszenie członka rodziny do ZUS w celu zarejestrowania go do ubezpieczenia zdrowotnego, jeżeli przyczyną braku prawa do świadczeń opieki zdrowotnej było niezgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego mimo podlegania takiemu zgłoszeniu. Wówczas nie stosuje się przepisów o obciążeniu osoby “nieubezpieczonej” kosztami świadczeń medycznych udzielonych przez NFZ. Warunkiem koniecznym jest jednak, aby w terminie 30 dni od dnia udzielenia świadczenia albo 30 dni od dnia poinformowania przez Fundusz o wszczęciu postępowania, dokonać stosownego zgłoszenia członka rodziny. W przypadku dopełnienia tego obowiązku w terminie poniesione koszty świadczeń opieki zdrowotnej udzielonych w okresie, którego dotyczy ten obowiązek, nie podlegają zwrotowi.

Jak zgłosić członka rodziny do ZUS online

Jeżeli osoba ubezpieczona nie może poprzestać na zgłoszeniu członka rodziny np. u swojego pracodawcy, lecz zobowiązana jest samodzielnie złożyć druk ZUS ZCNA, to może tego dokonać:

1. osobiście w oddziale, inspektoracie bądź biurze terenowym ZUS (o ile ubezpieczony rozlicza składki maksymalnie za 5 osób. Na wizytę stawić się należy z dowodem osobistym i ewentualnie również pełnomocnictwem, jeśli formularz będzie składał pełnomocnik ubezpieczonego),
2. pocztą tradycyjną, wysyłając list polecony na adres właściwej placówki ZUS (o ile ubezpieczony rozlicza składki maksymalnie za 5 osób),
3. elektronicznie za pośrednictwem portalu eZUS, który zastąpił dotychczasową usługę PUE ZUS.

Przy wypełnieniu formularza ZUS ZCNA w formie papierowej warto pamiętać, iż umożliwia on jednoczesne zarejestrowanie/wyrejestrowanie do dwóch członków rodziny. Tradycyjny druk musi koniecznie zostać podpisany. Przy wypełnianiu pól 10. i 12 w sekcjach IV.A oraz V.A stosowane są następujące kody pokrewieństwa/powinowactwa i kody stopnia niepełnosprawności:

Natomiast logowanie do eZUS w celu złożenia druku ZUS ZCNA w formie elektronicznej możliwe jest za pomocą:

1. specjalnie do tego celu utworzonego loginu i hasła,
2. profilu zaufanego,
3. aplikacji mObywatel,
4. bankowości elektronicznej,
5. usługi eDowód lub USEeID.

Po zalogowaniu w pierwszej kolejności należy wybrać konto, jeżeli dana osoba występuje w ZUS w podwójnej roli - jako ubezpieczony i płatnik. Tym niemniej na obecnym etapie wybór konta nie ma znaczenia, bowiem z każdego z nich będzie można przejść do zakładki “ePłatnik”. Ostatnią bowiem czynnością wstępną, która pozwoli dotrzeć we właściwe miejsce aplikacji jest właśnie wybór zaznaczonej na czerwono zakładki “ePłatnik”. Jest to niezwykle ważne, gdyż to właśnie moduł ePłatnik służy do elektronicznej komunikacji z ZUS, a poszukiwanie takiej funkcjonalności w zakładkach “Ogólny”, “Ubezpieczony”, “Świadczeniobiorca” czy “Płatnik” nie doprowadzi użytkownika do oczekiwanego rozwiązania. Dalej przez “Kreatory” trafić można do sekcji “Obsługa członka rodziny”, co po wyborze właściwego Ubezpieczonego pozwoli wybrać cel obsługi członka rodziny tej danej osoby ubezpieczonej. Wybrać można spośród: zgłoszenia członka rodziny, zmiany/korekty danych członka rodziny i wyrejestrowania członka rodziny.

Zgłaszając członka rodziny wskazuje się datę uzyskania uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego, dane osobowe członka rodziny, stopień jego pokrewieństwa/powinowactwa, stopień niepełnosprawności oraz adres zamieszkania, jeśli jest inny niż ubezpieczonego. Niezbędne jest także złożenie oświadczenia w przedmiocie pozostawania przez zgłaszanego członka rodziny we wspólnym gospodarstwie domowym z osobą ubezpieczoną. Z kolei wyrejestrowanie członka rodziny wymaga określenia w pierwszej kolejności daty utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego, a następnie zaznaczenia kwadratowego pola z prawej strony na liście członków rodziny przy danych tej osoby, której to wyrejestrowanie dotyczy. Końcowy etap to utworzenie formularza ZUS ZCNA, który musi przejść walidację za sprawą kliknięcia przycisku “Weryfikuj”. Po pomyślnej weryfikacji możliwe jest dopiero elektroniczne wysłanie formularza do ZUS, którego potwierdzeniem będzie otrzymanie Urzędowego Potwierdzenia Przedłożenia (UPP).

Zgłoszenie dziecka do ZUS

W pierwszej kolejności należy pamiętać, że nowonarodzone dziecko po zarejestrowaniu jego urodzenia w urzędzie stanu cywilnego nie jest automatycznie rejestrowane w ZUS jako członek rodziny. Niezbędne jest zatem dopełnienie tej formalności przez rodzica posiadającego tytuł do ubezpieczenia. Jeśli oboje rodzice dysponują takim tytułem, wystarczające jest zgłoszenie dziecka do ubezpieczenia zdrowotnego jako członka rodziny przez jednego z nich.

Do ubezpieczenia zdrowotnego zgłosić można dziecko zarówno własne jak i dziecko męża lub żony, a także dziecko przysposobione bądź obce, dla którego jest się opiekunem prawnym lub rodziną zastępczą albo które przebywa w rodzinnym domu dziecka prowadzonym przez osobę ubezpieczoną. Dziadkowie mogą zgłosić do ubezpieczenia swojego wnuka, tylko gdy:

1. żaden z rodziców nie podlega obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego,
2. żaden z rodziców nie jest osobą uprawnioną do świadczeń opieki zdrowotnej na podstawie przepisów o koordynacji z tytułu wykonywania pracy lub pracy na własny rachunek,
3. żaden z rodziców nie podlega dobrowolnemu ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Dziecko, które nie posiada własnego tytułu do ubezpieczenia, musi być zgłoszone do ubezpieczenia zdrowotnego jako członek rodziny do ukończenia 18 roku życia albo ewentualnie do ukończenia 26 roku życia, o ile uczy się, studiuje lub robi doktorat. Ograniczenie wiekowe nie występuje, jeśli dziecko ma orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub równoważne. W przypadku niepracujących studentów do ukończenia 26 roku życia obowiązek zgłoszenia nadal spoczywa na rodzicach, o ile posiadają własny tytuł do ubezpieczenia. Tylko gdyby żadne z rodziców takowego nie posiadało student może być zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego przez uczelnię i to na jego wyraźny wniosek.

Z kolei wyrejestrowanie dziecka zgłoszonego do ZUS jako członek rodziny stanie się niezbędne wówczas, gdy dziecko podejmie pracę, otworzy działalność gospodarczą bądź zarejestruje się jako bezrobotny. Tym niemniej, gdyby następnie dziecko utraciło własny tytuł do ubezpieczenia, należy na powrót zgłosić je do ubezpieczenia jako członka rodziny.

Zgłoszenie współmałżonka do ZUS

Zgłoszenie do ZUS współmałżonka dotyczy wyłącznie żony bądź męża pozostających w związku małżeńskich w świetle polskiego porządku prawnego. W ten sposób nie ma prawnej możliwości zgłoszenia osoby, z którą pozostaje się w związku nieformalnym, czyli partnerki/partnera, konkubiny/konkubenta. Co więcej, możliwości takiej nie mają również osoby tej samej płci, które zagranicą zawarły małżeństwo według prawa obcego, bowiem tylko osoba pozostająca w związku małżeńskim w rozumieniu prawa polskiego może być uznana za małżonka osoby ubezpieczonej i z tego tytułu może być objęta ubezpieczeniem zdrowotnym, a według Konstytucji RP małżeństwo jest związkiem kobiety i mężczyzny (wyrok NSA z dnia 25 października 2016 r., II GSK 866/15). Nie są zatem wystarczające same powiązania z drugą osobą więzami osobistymi, opiekuńczymi czy majątkowymi, charakterystycznymi dla więzi rodzinnych. Rozstrzygające jest bowiem pozostawanie w rodzinie w znaczeniu prawnym, a nie faktycznym (społecznym).

Analogicznie jak w przypadku dziecka wyrejestrowanie małżonka zgłoszonego do ZUS jako członek rodziny stanie się niezbędne wówczas, gdy żona czy mąż zatrudni się, otworzy biznes bądź sformalizuje status bezrobotnego. Jeśli jednak po pewnym czasie współmałżonek utraci własny tytuł do ubezpieczenia, to trzeba znowu zgłosić go do ubezpieczenia jako członka rodziny ubezpieczonego.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t. j. Dz.U.2024.146),
• ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t. j. Dz.U.2025.350),
• rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (t.j. Dz.U.2023.2032).