Składki ZUS – zgłoszenie pracownika

Zgłoszenie pracownika do ZUS przez pracodawcę zapewnia mu dostęp do kluczowych świadczeń, takich jak emerytury, renty, zasiłki chorobowe i macierzyńskie, a także ubezpieczenie zdrowotne w NFZ. W ramach umowy o pracę pracodawca jest płatnikiem składek ZUS, które stanowią obowiązkowy element kosztów zatrudnienia. Prawidłowe rozliczanie i terminowe opłacanie tych należności jest zatem niezbędne dla uniknięcia negatywnych konsekwencji w kontakcie z ZUS.

Na wstępie zaznaczyć należy, że system ubezpieczeń społecznych obejmuje szereg składek, które są współfinansowane przez pracownika i pracodawcę lub w całości opłacane przez jedną ze stron.

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla pracownika jest jego przychód z umowy o pracę w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. W przypadku gdy pracownik ma jednocześnie umowę o pracę i umowę zlecenia lub umowę o dzieło z tym samym pracodawcą, lub z innym podmiotem, ale pracę wykonuje na rzecz swojego pracodawcy, podstawą wymiaru jest suma przychodów z wszystkich tych umów.

Istnieje roczny limit podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, który w 2025 roku wynosi 30-krotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, czyli 260 190 zł. Po przekroczeniu tego limitu, składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przestają być naliczane i opłacane. Ten mechanizm ma na celu zapobieganie nieproporcjonalnie wysokim składkom od osób o bardzo wysokich dochodach. Dla pracodawców oznacza to, że całkowity koszt zatrudnienia takich osób zmniejsza się po osiągnięciu limitu. Składki na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe, zdrowotne, a także na Fundusz Pracy i FGŚP, są natomiast naliczane od całości przychodu, bez stosowania rocznego limitu.

Przykładowo w 2025 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4666 zł brutto. Dla takiego wynagrodzenia łączne składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę wynoszą 955,60 zł, z wynagrodzenia brutto potrącone zostanie 1002,08 zł składek finansowanych przez pracownika, a całkowity koszt zatrudnienia pracownika wyniesie 5621,60 zł.

Do kiedy opłacić składki ZUS za pracownika

Terminy płatności składek ZUS są zróżnicowane i zależą od rodzaju płatnika. Składki zawsze opłaca się za poprzedni miesiąc. Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółki osobowe (np. jawne, partnerskie, komandytowe) opłacają składki ZUS do 20. dnia następnego miesiąca. Krótszy termin, tj. do 15. dnia następnego miesiąca, przysługuje osobom prawnym, czyli w szczególności spółkom z ograniczoną odpowiedzialnością, stowarzyszeniom i fundacjom.

Jeśli ostatni dzień płatności składek przypada na sobotę, niedzielę lub dzień ustawowo wolny od pracy (np. święto), termin płatności automatycznie przesuwa się na pierwszy dzień roboczy następujący po tej dacie. Nieuregulowanie składek ZUS w terminie może prowadzić do szeregu konsekwencji, do których w szczególności należą:

• odsetki za zwłokę - naliczane od dnia następnego po terminie płatności. Od 8 maja 2025 r. odsetki podatkowe za zwłokę od nieterminowo regulowanych składek na ubezpieczenia społeczne wynoszą 13,50% w stosunku rocznym,
• kara grzywny - do 5000 zł,
• opłata dodatkowa w wysokości 100% nieopłaconych składek,
• wszczęcie postępowania egzekucyjnego, w tym zabezpieczenie na majątku płatnika poprzez wpis do hipoteki na nieruchomości lub ustanowienie zastawu skarbowego na zbywalnych prawach majątkowych lub ruchomościach przedsiębiorcy (należności zabezpieczone zastawem lub hipoteką nie ulegają przedawnieniu),
• ustanie ubezpieczenia zdrowotnego po upływie miesiąca, w którym składka zdrowotna nie została opłacona,
• ustanie ubezpieczenia chorobowego, jeśli zadłużenie przekracza 1% minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Płatnik, który ma trudności z terminowym opłaceniem składek, może złożyć wniosek do ZUS o odroczenie terminu płatności składek lub rozłożenie zobowiązania na raty. Wniosek taki powinien być uzasadniony i złożony przed upływem terminu płatności. Takie działanie pozwala uniknąć naliczania odsetek za zwłokę i zapewnia utrzymanie ciągłości opłacania bieżących składek. Należy natomiast pamiętać, że opcja "Wakacji składkowych", która pozwala - po złożeniu odpowiedniego wniosku - na zwolnienie z płatności składek ZUS za jeden, dowolnie wybrany miesiąc w roku kalendarzowym dotyczy wyłącznie tych składek, które przedsiębiorca opłaca za siebie, a nie za swoich pracowników.

Składki ZUS za pracownika do 26 roku życia

Pracownik, który nie ukończył 26 roku życia korzysta z ulga dla młodych, nazywanej też "zerowym PIT dla młodych" lub "bez PIT dla młodych". Jest to w istocie zwolnienie z podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) do limitu 85 528 zł przychodu w roku podatkowym. Po dniu 26. urodzin pracownika kolejne wypłaty wynagrodzenia podlegają już opodatkowaniu na zasadach ogólnych, a pracodawca pobiera zaliczki na podatek dochodowy.

Należy podkreślić, że ulga dla młodych nie zwalnia z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) ani na ubezpieczenie zdrowotne. Składki ZUS są naliczane i potrącane od wynagrodzenia brutto pracownika do 26. roku życia w standardowy sposób, niezależnie od korzystania z ulgi zerowy PIT dla młodych. Oznacza to, że dla pracodawców koszt zatrudnienia osoby poniżej 26. roku życia jest obniżony głównie przez brak poboru zaliczki na podatek dochodowy, a nie przez zmniejszenie składek ZUS. Nawet status studenta do 26 r.ż. nie zwalnia z obowiązku opłacania składek ZUS, gdy taka osoba zatrudniona jest na umowę o pracę.

Wyjątek stanowi jedynie zatrudnienie na umowę zlecenie i to wyłącznie w sytuacji, gdy umowa ta jest jedynym tytułem do ubezpieczeń. Wówczas gdy student (uczeń) do 26. roku życia pracuje na umowę zlecenie, to nie podlega on obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu z tytułu tej umowy. Zleceniodawca nie odprowadza za niego żadnych składek ZUS. Jest to znacząca różnica w kosztach zatrudnienia dla zleceniodawcy i w wynagrodzeniu netto dla studenta.

Kto płaci składki ZUS za pracownika na zwolnieniu lekarskim

W przypadku niezdolności pracownika do pracy z powodu choroby, zasady płatności wynagrodzenia i składek ZUS są ściśle określone i dzielą się na dwa etapy.

1. Wynagrodzenie chorobowe (płatne przez pracodawcę):
   Pracodawca ma obowiązek wypłacać pracownikowi wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze 33 dni zwolnienia lekarskiego w danym roku kalendarzowym. Dla pracowników, którzy ukończyli 50. rok życia, okres ten jest skrócony do 14 dni. Od wynagrodzenia chorobowego wypłacanego przez pracodawcę nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe). Składka zdrowotna od wynagrodzenia chorobowego jest jednak naliczana. Od wynagrodzenia chorobowego pobiera się zaliczkę na podatek dochodowy.
2. Zasiłek chorobowy (płatny przez ZUS lub pracodawcę będącego płatnikiem zasiłków):
   Po upływie okresu wypłacania wynagrodzenia chorobowego przez pracodawcę (33 lub 14 dni) obowiązek wypłaty świadczenia przejmuje ZUS. Jeśli pracodawca zatrudnia powyżej 20 osób, sam staje się płatnikiem zasiłków i wypłaca zasiłek chorobowy ze swoich środków, które następnie rozlicza z ZUS. Jeśli zatrudnia mniej niż 20 osób, zasiłki wypłaca bezpośrednio ZUS. Zasiłek chorobowy przysługuje maksymalnie przez 182 dni w ciągu roku. W przypadku gruźlicy lub niezdolności do pracy w trakcie ciąży, okres ten wynosi 270 dni. Od zasiłku chorobowego nie nalicza się żadnych składek ZUS (społecznych, zdrowotnych, na Fundusz Pracy, na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych). Zasiłki pieniężne są przychodami z innych źródeł i są opodatkowane na zasadach ogólnych (pobiera się od nich zaliczki na podatek dochodowy).

Pracodawca ma obowiązek wykazać zwolnienie lekarskie pracownika w raporcie imiennym ZUS RSA, załączonym do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Czas choroby jest przerwą w opłacaniu składek ubezpieczeniowych. Wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy również są wykazywane w raporcie ZUS RSA z odpowiednimi kodami świadczenia/przerwy (np. "313" dla zasiłku chorobowego). Podstawa wymiaru składek społecznych jest pomniejszana o wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłki. W przypadku, gdy pracownik jest w tzw. okresie wyczekiwania (tj. nie nabył jeszcze prawa do świadczeń chorobowych) i idzie na zwolnienie, nie przysługują mu świadczenia z tytułu choroby, a przerwę w opłacaniu składek należy wykazać w ZUS RSA z kodem "151".

Oddelegowanie pracownika za granicę a składki ZUS

Kwestia opłacania składek ZUS w przypadku oddelegowania pracownika za granicę zależy od tego, czy delegowanie następuje w obrębie Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) i Szwajcarii, czy też do państw trzecich, z którymi Polska zawarła (bądź nie zawarła) umowy dwustronne o zabezpieczeniu społecznym.

Podstawową zasadą koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w państwach członkowskich Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz Szwajcarii jest zasada jedności stosowanego ustawodawstwa. Oznacza to, że pracownik podlega ubezpieczeniu społecznemu tylko w jednym państwie. W przypadku oddelegowania pracownika do innego państwa członkowskiego, zazwyczaj nadal podlega on polskiemu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych, pod warunkiem, że spełnione są określone przesłanki, takie jak tymczasowy charakter delegowania (maksymalnie do 24 miesięcy) oraz prowadzenie przez pracodawcę znacznej części działalności w Polsce.

Kluczowym dokumentem potwierdzającym, że pracownik delegowany podlega ubezpieczeniu społecznemu w Polsce i nie ma obowiązku odprowadzania składek w państwie, do którego został oddelegowany, jest zaświadczenie A1. Wniosek o wydanie zaświadczenia A1 (formularz US-3) składa pracodawca (lub sam pracownik) elektronicznie za pośrednictwem PUE ZUS. ZUS wydaje zaświadczenie niezwłocznie, a w przypadku konieczności przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego - w terminie miesiąca lub ewentualnie dwóch miesięcy (w sprawach szczególnie skomplikowanych). W przypadku odmowy wydania zaświadczenia A1, wnioskodawcy przysługuje prawo odwołania do sądu.

W przypadku oddelegowania pracownika do państw spoza obszaru UE/EOG/Szwajcarii, zastosowanie mają dwustronne umowy międzynarodowe o zabezpieczeniu społecznym, o ile Polska zawarła takowe z danymi krajami. Umowy te zapewniają koordynację systemów zabezpieczenia społecznego i ułatwiają ubezpieczonym nabywanie praw do świadczeń, opierając się na podstawowych zasadach, takich jak równe traktowanie, stosowanie jednego ustawodawstwa, sumowanie okresów ubezpieczenia oraz zachowanie praw nabytych. Jeśli nie ma umowy dwustronnej z danym krajem lub nie spełniono jej warunków, pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w państwie, do którego został oddelegowany.

Ekwiwalent za urlop po śmierci pracownika a składki ZUS

Śmierć pracownika powoduje wygaśnięcie stosunku pracy. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek rozliczyć należności, które przysługiwały pracownikowi do dnia śmierci. Zgodnie z Kodeksem pracy, wszelkie niewypłacone przez pracodawcę świadczenia, takie jak wynagrodzenie za przepracowane dni, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy czy premie i dodatki, stają się prawami majątkowymi ze stosunku pracy. Prawa te przechodzą w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej (np. dzieci własne, dzieci drugiego małżonka, dzieci przysposobione). Jest to istotne rozróżnienie, ponieważ należności te nie wchodzą automatycznie w skład masy spadkowej. Dopiero gdy zmarły nie pozostawił żadnych osób, które spełniałyby warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej, wtedy wszystko związane ze stosunkiem pracy wchodzi w skład spadku.

Od wypłaconego rodzinie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie potrąca się składek ZUS (ani społecznych, ani zdrowotnej), choć konieczne jest odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy (PIT). Należy pamiętać, że jeżeli wynagrodzenie wchodzi do masy spadkowej (gdy nie ma osób uprawnionych do renty rodzinnej), to podlega opodatkowaniu podatkiem od spadku i darowizn, a nie przepisom o PIT.

Po śmierci pracownika pracodawca ma obowiązek wyrejestrowania zmarłego pracownika z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania 500 – zgon osoby ubezpieczonej, a także wystawienia dwóch formularzy PIT-11. Pierwszy dotyczyć będzie wynagrodzenia wypłaconego osobie zmarłej za jej życia, a drugi sporządza się dla osoby lub osób uprawnionych do renty rodzinnej (np. małżonka czy dzieci), które otrzymały świadczenie majątkowe po zmarłym pracowniku, już po jego śmierci.