Zmiana regulaminu zwalnia z obowiązku opłacenia składek
Nagrody jubileuszowe wypłacane pracownikowi częściej niż co 5 lat mogą być zwolnione z oskładkowania, jeśli zwiększona częstotliwość ich przyznawania wynika ze zmiany wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy.
Pracodawca, protokołem dodatkowym do obowiązującego już w spółce Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy, wprowadził nowe zasady przyznawania pracownikom nagród jubileuszowych. Przed wprowadzeniem zmian to świadczenie było przyznawane za staż pracy w spółkach grupy kapitałowej oraz za okres pracy w innych zakładach pracy, natomiast po zmianach - wyłącznie za staż pracy wyłącznie w spółkach grupy kapitałowej. Dodatkowo zarówno stare, jak i nowe przepisy przewidują przyznanie tego świadczenia nie częściej niż co 5 lat.
Pracodawca ma świadomość że usunięcie z wyliczeń lat pracy u poprzednich pracodawców może przyspieszyć bądź opóźnić przyznanie nagrody jubileuszowej danemu pracownikowi i powodować sytuacje, w których nagroda zostanie wypłacona wcześniej niż przed upływem 5 lat od wypłacenia poprzedniej nagrody. Zdaniem przedsiębiorcy w takiej sytuacji od nagrody trzeba będzie potrącić składki na ubezpieczenie społeczne. Spółka wystąpiła jednak do ZUS o indywidualną interpretację, aby uzyskać potwierdzenie swojego stanowiska.
Pobierz lub wypełnij w programie druki ZUS
Sprawdź listę druków ZUS, które wygodnie wypełnisz w naszym programie, bądź pobierz ich wzory w formacie PDF.
Sprawdź druki-formularze ZUS
Celem wprowadzania zmian nie może być ominięcie prawa
W wydanej interpretacji Oddział ZUS w Lublinie wskazał, że podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników jest przychód z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy z wyłączeniem m.in. przychodów wymienionych w §2 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie z pkt 1 tego przepisu, podstawy wymiaru składek nie stanowią nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które, według zasad określających warunki ich przyznawania, przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat. ZUS podkreślił, że nagrody jubileuszowe nie są świadczeniami obligatoryjnymi, uregulowanymi w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, a zasady ich przyznawania i wypłacania wynikają z obowiązującego u danego pracodawcy zakładowego układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania. Aby takie świadczenie było zwolnione z obowiązku odprowadzenia składek ubezpieczeniowych, wewnętrzne przepisy obowiązujące u pracodawcy muszą określać, że pracownik nabywa prawo do takiego świadczenia nie częściej niż co 5 lat.4
ZUS podkreślił też, że z podstawy wymiaru składek wyłączone są również nagrody jubileuszowe wypłacane częściej niż co 5 lat, jeżeli taka częstotliwość ich wypłat wynika ze zmiany wewnętrznych przepisów regulujących zasady przyznawania tych świadczeń. Warunkiem jest jednak, aby:
- zarówno stare, jak i nowe przepisy przewidywały przyznanie nagrody nie częściej niż co 5 lat oraz
- pracodawca, wprowadzając zmiany, nie działał w celu ominięcia prawa poprzez częstą zmianę przepisów, by wypłacać kwoty wolne od składek.
W analizowanym przypadku te warunki są spełnione. Wypłacana pracownikom nagroda jubileuszowa nie będzie więc stanowić podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a po stronie przedsiębiorcy nie powstanie obowiązek opłacania składek na te ubezpieczenia za pracowników.
Nie zapłacą ZUS od nagród za polecanie pracowników
Źródło: decyzja nr 1532/ 2026 ZUS Oddział w Lublinie z 20 kwietnia 2026 r. (DI/200000/43/1532/2026)
