Pracodawca nie może oddać wystawcy kart kontroli nad ich używaniem
Aby wartość finansowanej przez pracodawcę karty żywieniowej mogła być wyłączona z podstawy składek ubezpieczeniowych, pracodawca musi kontrolować sposób wykorzystania kart przez beneficjentów. Weryfikacja prowadzona przez wystawcę karty nie jest wystarczająca - uznał ZUS w indywidualnej interpretacji.
O tę interpretację wystąpił do ZUS przedsiębiorca, który zamierza zaoferować pracownikom i zleceniobiorcom pozapłacowe benefity w postaci kart przedpłaconych uprawniających wyłącznie do zakupu posiłków i przetworzonych produktów spożywczych w placówkach gastronomicznych lub handlowych. Pracownicy oraz zleceniobiorcy będą co miesiąc otrzymywali świadczenie w postaci doładowania takiej karty kwotą nie wyższą niż 450 zł. Beneficjent świadczenia nie będzie mógł wypłacać ani przelewać otrzymanej kwoty, a w sytuacji, gdy jej nie wykorzysta, nie będzie mu przysługiwał żaden ekwiwalent. Zasady dotyczące korzystania z kart zostaną określone w wewnętrznym regulaminie pracodawcy. Obsługą kart ma się zajmować podmiot zewnętrzny.
ZUS poprosił przedsiębiorcę o wyjaśnienie, w jaki sposób planuje kontrolować, czy pracownicy i zleceniobiorcy korzystają z kart zgodnie z przeznaczeniem (a więc wyłącznie do zakupów wskazanych w regulaminie). Ten wyjaśnił, że taki nadzór ma być prowadzony przez dystrybutora kart żywnościowych. Użytkownik karty, korzystając z udostępnionej przez dystrybutora aplikacji, będzie fotografował i udostępniał do weryfikacji paragony dokumentujące zakup sfinansowany przy użyciu karty żywieniowej. Sprawdzenie, czy zakup obejmuje wyłącznie produkty spożywcze zgodne z przeznaczeniem karty żywieniowej, nastąpi automatycznie, z wykorzystaniem technologii AI. Jeśli zakup nie będzie spełniał tych kryteriów, aplikacja poinformuje pracownika (zleceniobiorcę) o obowiązku dokonania zwrotu kwoty odpowiadającej wartości niedozwolonego zakupu. Taki mechanizm ten wynika z faktu, że w przypadku stwierdzenia zakupu niedozwolonego produktu, jego wartość zostanie pokryta przez dystrybutora kart, a nie ze środków zgromadzonych na karcie żywieniowej. W konsekwencji pracownik (zleceniobiorca) będzie zobowiązany do zwrotu dystrybutorowi kwoty odpowiadającej wartości sfinansowanych przez niego produktów niedozwolonych. To rozwiązanie, zdaniem wnioskodawcy, gwarantuje, że środki przekazywane na karcie żywieniowej będą przeznaczane wyłącznie na sfinansowanie produktów zgodnych z celem programu. Dlatego, jego zdaniem, opisane świadczenie powinno zostać zwolnione ze składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie z tym przepisem podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość m.in. otrzymanych przez pracowników/zleceniobiorców bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.
Pobierz lub wypełnij w programie druki ZUS
Sprawdź listę druków ZUS, które wygodnie wypełnisz w naszym programie, bądź pobierz ich wzory w formacie PDF.
Sprawdź druki-formularze ZUS
Narzędzie jest akceptowalne, ale sposób jego użycia - nieodpowiedni
Oddział ZUS w Lublinie w interpretacji wskazał, że wartość otrzymanych przez pracowników (zleceniobiorców) bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, które technicznie umożliwiają zakup nie tylko gotowych posiłków czy przetworzonych produktów żywnościowych, może skorzystać z wyłączenia, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia, jednak pod warunkiem, że wydatkowana z nich opłata zostanle przeznaczona wyłącznie na zakup posiłków lub przetworzonych produktów żywnościowych. Podkreślił też, że w celu skorzystania z tego zwolnienia, przedsiębiorca winien zastosować rozwiązania mające na celu zminimalizowanie ryzyka nadużyć oraz zapewnienie prawidłowości wydatkowania środków na posiłki zgodnie z przepisami prawa.
ZUS ocenił następnie, że opisane narzędzie do weryfikacji zakupów dokonywanych przez pracownika (zleceniobiorcę) jest akceptowalne do zapewnienia prawidłowości wydatkowania środków z kart przedpłaconych na posiłki. Jednak sposób jego zastosowania nie umożliwia przedsiębiorcy kontroli tego, czy środki zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. Kontrola dokonanych zakupów pozostaje po stronie dostawcy kart, zaś rola przedsiębiorcy ogranicza się wyłącznie do udostępnienia pracownikom świadczenia w postaci karty przedpłaconej i regularnego zasilania tej karty określoną kwotą. Wskazany przez przedsiębiorcę model weryfikacji prawidłowości wykorzystania środków zgromadzonych jest niewystarczający, bowiem nie pozwala mu па faktyczne ustalenie, czy karty są prawidłowo wykorzystywane przez pracowników (zleceniobiorców). Tymczasem to na przedsiębiorcy jako płatniku składek spoczywa obowiązek ustalenia podstawy wymiaru składek, w tym możliwości ewentualnego wyłączenia z podstawy wymiaru składek przychodów określonych w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalnego i rentowych. Ponieważ weryfikacja wydatkowania środków znajdujących się na karcie odbywa się poza przedsiębiorcą, uniemożliwia mu to prawidłowe ustalenie kwot wydatkowanych przez pracownika (zleceniobiorcę) na posiłki. Nie ma więc podstawy, by skorzystać z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia, a stanowisko przedsiębiorcy jest nieprawidłowe, zarówno w odniesieniu do pracowników, jak i zleceniobiorców - ocenił ZUS w interpretacji.
Dla ZUS jogurty, batoniki i owoce są posiłkami
Źródło: decyzja nr 1984/2026 ZUS Oddział w Lublinie z 30 lipca 2026 r. (DI/200000/43/1984/2026)
